Кадровая безопасность: подбор персонала

Кадровая безопасность: подбор персонала

Работодателю нужно заботиться о кадровой безопасности. Если в поиске кандидата на вакансию участвует кадровое агентство, в договоре с ним нужно предусмотреть важные условия, которые обеспечат компании защиту информации и персональных данных сотрудников.

Компании могут подбирать персонал самостоятельно или привлекать кадровое агентство. Однако наибольшее распространение получила смешанная система, когда HR-департамент компании подыскивает персонал на линейные позиции и позиции среднего уровня, а в кадровое агентство передаются вакансии более высокого уровня либо те, которые по разным причинам не удается закрыть собственными силами.

Как выбрать кадровое агентство?

После получения заявки на подбор кандидата сотрудник HR-департамента приступает к мониторингу рынка (как правило, использует специализированные базы данных в Интернете либо собственные базы), размещает объявление о вакансии или передает заявку на исполнение в кадровое агентство.

Выбор кадрового агентства может быть обусловлен спецификой отрасли. Однако еще до заключения договора с агентством необходимо тщательно провести в отношении него due diligence. То есть проанализировать его деятельность, выявить правовые и иные риски, получить представление о деловой репутации агентства. Серьезным минусом для агентства может оказаться нестабильное финансовое положение, наличие судебных споров, доказанные случаи распространения конфиденциальной информации, негативные отзывы со стороны клиентов и т.п.

Директор по персоналу не должен иметь право единолично принимать решение о сотрудничестве с кадровым агентством. Более безопасным представляется заключение договора в результате проведенного специальным департаментом исследования рынка.

Важные условия договора с кадровым агентством

Для того чтобы оценить работу, проведенную кадровым агентством, и получить ожидаемый результат — нового квалифицированного сотрудника, компании-работодателю следует внимательно отнестись к составлению договора со сторонними рекрутерами. В договоре с агентством желательно предусмотреть следующие условия.

1. Предоставление «длинного списка» прошедших формальный отбор кандидатов на позицию с кратким резюме по каждому.

2. Проведение первичного интервью с выбранными клиентом кандидатами («короткий список») и предоставление по его результатам подробного отчета с рекомендациями по каждому кандидату. Желательно, чтобы такого рода отчет содержал мнение рекрутера в отношении как профессионализма кандидата, так и его личности.

3. Поиск кандидата в случае, если ранее найденный этим же агентством кандидат покинул компанию в течение непродолжительного времени после трудоустройства без вины компании в этом. При этом поиск нового кандидата должен быть произведен без взимания дополнительной платы.

4. Выплата части вознаграждения по факту выхода кандидата на работу.

Как защититься работодателю?

Поскольку организация при работе с кадровым агентством передает ему важную внутреннюю информацию — вакансии, уровень зарплаты и т.д., необходимо в договоре предусмотреть «защитные» пункты.

1. Запрет на публикацию наименования работодателя либо требование о поиске кандидата без объявления о вакансии (если речь идет о ключевой позиции). Это важно для предотвращения получения информации об изменениях в компании путем конкурентной разведки.

2. Запрет на разглашение третьим лицам любой информации касательно исполнения договора. Такой запрет может быть наложен установлением режима конфиденциальности информации либо режима коммерческой тайны*(1). Соблюдение режима коммерческой тайны — достаточно трудоемкий процесс, но мы все же рекомендуем выбирать именно его, поскольку в гражданских правоотношениях только он сможет обеспечить действительную защиту нарушенных прав.

3. В силу ужесточения законодательства в сфере охраны персональных данных*(2) в договор рекомендуется включить пункт следующего содержания: «Стороны гарантируют правомерное получение персональных данных, их передачу второй Стороне и подтверждают возможность их обработки Сторонами в связи с исполнением настоящего Договора, включая, но не ограничиваясь: сбор, использование, хранение, передачу».

Пример
ООО «Актив» заключает договор с кадровым агентством на поиск персонала и устанавливает режим коммерческой тайны. Для этого в договоре с агентством предусмотрен такой пункт: «За исключением случаев, предусмотренных настоящим Договором или применимым законодательством, ни одна из Сторон не вправе раскрывать третьим лицам содержание настоящего Договора и/или документов, составленных для его исполнения. Получающая сторона обязуется сохранять конфиденциальность указанной выше информации разумным и адекватным образом и предпримет разумные меры в целях ее защиты в той же степени, что и при защите собственной конфиденциальной информации. Получающая сторона проинформирует своих партнеров и работников об обязательствах Получающей стороны в соответствии с настоящим Договором.

В случае разглашения конфиденциальной информации виновная Сторона обязуется возместить другой Стороне причиненные этим убытки и уплатить штраф в размере 100 000 руб. за каждый случай».

В правом верхнем углу договора нужно обязательно проставить гриф коммерческой тайны (фрагмент договора см. на с. 125).

Фрагмент договора с кадровым агентством на подбор персонала

Подготовлено с использованием системы ГАРАНТ

Коммерческая тайна ООО «Актив»,
Россия, 141000, г. Мытищи,
Олимпийский проспект, д. 24.

Договор N 177-ОП-03

г. Москва                                       Дата: 2 апреля 2012 г.
─ ──────   ──

Общество с ограниченной ответственностью «Актив», именуемое в дальнейшем «Заказчик», в лице Генерального директора Смирнова Евгения Петровича, действующего на основании Устава, с одной стороны, и Общество с ограниченной ответственностью "Кадровое агентство «Рекрутер», именуемое в дальнейшем «Исполнитель», в лице Генерального директора Соловьева Сергея Владимировича, действующего на основании Устава, с другой стороны, вместе именуемые «Стороны», заключили настоящий Договор о нижеследующем:

1. Предмет договора

1.1. Заказчик поручает, а Исполнитель принимает на себя обязательство оказать услуги по подбору персонала. Заказчик обязуется принять и оплатить данные услуги.

Внутренняя кадровая безопасность

Кадровое агентство передает список кандидатов сотруднику HR-департамента компании-работодателя. Этот человек имеет большое значение в процессе подбора и с точки зрения кадровой безопасности, поскольку от его действий зависит успешность укомплектования компании кадрами. Поэтому необходимо удостовериться в его лояльности и профессионализме.
Процесс подбора персонала должен быть регламентирован и описан во внутренних документах компании.

С каждым работником кадровой службы следует заключать соглашение о неразглашении конфиденциальной информации и информации, составляющей коммерческую тайну. Более того, с ними рекомендуется заключать соглашение о неконкуренции (или подписать заявление о неконкуренции).

Однако следует иметь в виду, что такое соглашение (заявление) достаточно распространенное за рубежом, не защищено в полной мере российским правом.

Пример
Некоторые условия заявление о неконкуренции:
1. Я не вправе использовать имущество, интеллектуальную собственность, деловую репутацию, деловые связи и возможности Работодателя в личных целях.
2. В случае, если у меня существует/возник конфликт интересов (например, если родственник или друг работает у потенциального/существующего контрагента Работодателя), я обязан немедленно сообщить об этом своему руководителю.
3. В случае расторжения трудового договора с ООО «Актив» обязуюсь не вступать в трудовые отношения с конкурентами ООО «Актив» в течение шести месяцев с даты увольнения.
Сотрудники HR-службы также должны быть ознакомлены с системой защиты персональных данных и своими обязанностями при получении, хранении и обработке таких данных. Доступ сотрудников HR-службы к сведениям и документам даже внутри самой службы должен быть строго разграничен. Так снижается риск утечки информации и использования ее в противоречии с интересами компании.

Еще статьи из этого раздела

• Валютные операции – 2022: разъяснения Банка России по вопросам покупки наличной валюты, ее снятия с валютных вкладов и счетов граждан, возврата банковской комиссии
• Материнский капитал в 2022 году: размер, порядок получения и планируемые поправки
• Электронные платежные счета, мобильное приложение СБПэй
• Обязательная предварительная установка российского ПО: мнение экспертов
• Внутрисемейные имущественные отношения: планируемое изменение регулирования