Каковы сроки дебиторской/кредиторской задолженности...

В соответствии со ст. 410 ГК РФ обязательство прекращается полностью или частично зачетом встречного однородного требования, срок которого наступил либо срок которого не указан или определен моментом востребования. Таким образом, одним из условий прекращения обязательства зачетом является наличие у каждой из сторон соответствующих сделок обязанности, исполнения которой вправе требовать вторая сторона сделки.

Как разъяснено в п. 18 Обзора практики разрешения споров, связанных с прекращением обязательств зачетом встречных однородных требований, утвержденного информационным письмом Президиума ВАС РФ от 29.12.2001 N 65, если на момент получения лицом заявления о зачете СРОК ИСПОЛНЕНИЯ ОБЯЗАТЕЛЬСТВА ЕЩЕ НЕ НАСТУПИЛ, это обязательство НЕ МОЖЕТ ПРЕКРАТИТЬСЯ по основанию, предусмотренному статьей 410 ГК РФ. Более того, заявление о зачете встречного однородного требования, поступившее до наступления срока исполнения обязательства, не прекращает соответствующие обязательства с наступлением упомянутого срока.

То есть зачетом встречного однородного требования могут быть прекращены лишь те обязательства, срок исполнения которых к моменту заявления о зачете УЖЕ НАСТУПИЛ (смотрите, например, постановление ФАС Северо-Западного округа от 26.10.2009 N А05-2000/2009, постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 16.03.2010 по делу N А32-38200/2009, постановление ФАС Уральского округа от 29.05.2006 N Ф09-2975/06-С4, постановление Арбитражного суда Свердловской области от 05.04.2005 N А60-7101/2004-С4).

Если суммы встречных однородных требований совпадают по размеру, то при их прекращении зачетом они погашаются в ПОЛНОМ ОБЪЕМЕ.
В случае если требования не совпадают по размеру, одно из них (меньшее) прекращается полностью, а второе (большее) сохраняется в части, не прекращенной зачетом встречного требования.

Применительно к рассматриваемой ситуации это означает, что после проведения зачета у организации сохранилось обязательство оплатить контрагенту 40 000 рублей.
Гражданское законодательство не ограничивает пределами одного месяца период, в течение которого обязательства могут прекращаться зачетом. Поэтому в случае возникновения в последующем у организации встречного однородного требования к этому контрагенту сохранившееся перед ним обязательство также может быть прекращено зачетом такого требования путем направления контрагенту соответствующего заявления.

Равным образом не содержит ограничений по зачету задолженности, образовавшейся ранее подписания сторонами акта о зачете, и законодательство, регламентирующее бухгалтерский учет в РФ.
Согласовывая погашение встречных обязательств, стороны лишь должны соблюсти установленные требования к оформлению зачета.
В настоящее время не установлено унифицированных форм заявления и соглашения о зачете. Поэтому сторона (стороны) вправе самостоятельно разработать форму такого документа. При этом необходимо учитывать, что заявление (соглашение) о зачете является первичным учетным документом, следовательно, оно должно содержать все обязательные реквизиты, предусмотренные ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете". В частности, заявление (соглашение) о зачете должно содержать сведения о сумме прекращаемых зачетом требований, реквизиты договоров (иных документов), на основании которых возникли соответствующие требования. На это указывают и суды, считая, что отражение в регистрах бухгалтерского учета тех или иных операций, включая погашение дебиторско-кредиторской задолженности, возможно только при наличии документального обоснования (см. постановление ФАС Волго-Вятского округа от 26.09.2003 N А29-493/2003А).

К СВЕДЕНИЮ:

Обращаем Ваше внимание на то, что одним из критериев однородности является бесспорность требований, предъявляемых к зачету. Поэтому зачетом может быть прекращено только обязательство по оплате цены (части цены), предусмотренной договором. Если на момент проведения зачета имеющаяся у контрагента задолженность включает в себя также штрафные санкции, возникшие в связи с пропуском предусмотренного договором срока оплаты, то такая задолженность не может быть предъявлена к зачету (см., например, постановления ФАС Северо-Западного округа от 08.05.2009 N А56-9598/2008, ФАС Волго-Вятского округа от 16.07.2008 N А43-1250/2008-44-3).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор Волкова Ольга
Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор Александров Алексей

22 июня 2010 г.