Какие действия нужно предпринять фирме при утрате первичных документов? Какими документами обезопасить себя и как восстановить утраченные документы, чтобы избежать доначисления налогов и привлечения к ответственности?

Прежде всего нужно провести срочную инвентаризацию имущества и обязательств и по ее итогам составить подробную опись недостающих документов.

Также необходимо получить документ, подтверждающий сам факт произошедшей утери. Если это затопление, пожар, кража, получить такую справку можно в соответствующих инстанциях (МЧС, коммунальной службе, страховой организации, полиции). Если документы утрачены по вине работников, нужно потребовать объяснительные записки.

Далее нужно определить, за какой период имеет смысл восстанавливать документы. Обычно срок хранения бухгалтерских документов составляет пять лет. Но если, например, в расчете налога на прибыль участвует убыток прошлых лет, то период восстановления может увеличиться.

Регистры учета могли сохраниться в электронном виде. В этом случае восстановить документы проще. В противном случае нужно обратиться с запросом в банк, где открыт расчетный счет фирмы, с просьбой представить выписки за необходимый период. На основании полученных выписок можно составить список контрагентов. Всем контрагентам придется направить запросы с просьбой представить утерянные документы. Восстановить отчетность можно, обратившись в ИФНС России и фонды.

Еще статьи из этого раздела

• Некоммерческая организация (фонд) на общем режиме налогообложения оказывает услуги психолого-педагогической, методической и консультационной помощи родителям (законным представителям) детей, а также гражданам, желающим принять на воспитание в свои семьи детей, оставшихся без попечения родителей. Ежегодно на эти цели предоставлялись государственные гранты. В этом году фонд заключил возмездный договор об оказании данных услуг с заказчиком (цена услуг единая), которым выступила региональная общественная организация инвалидов. Облагаются ли НДС и налогом на прибыль услуги, оказанные фондом в рамках этого договора?
• Организация — малое предприятие, применяющее УСН с объектом налогообложения «доходы минус расходы», заключила в феврале-марте государственные контракты с бюджетными организациями, в которых указано, что акт на оказанные услуги по технической поддержке программного обеспечения оформляется 25 декабря текущего года. Увеличивается ли дебиторская задолженность этих бюджетных организаций с даты заключения контракта на сумму контракта?
• В организации сотрудники знакомятся под подпись с графиком отпусков на год, в котором сразу указано разделение отпуска (по желанию сотрудника), соответственно, руководителем этот график утверждается. Далее за 2 недели до отпуска пишут заявление на отпуск с указанием периода отпуска, затем расписываются в приказе об отпуске. Трудовая инспекция вынесла наказание за отсутствие согласия на разделение отпуска. Права ли трудовая инспекция и как должно выглядеть это соглашение? Почему подписанный двумя сторонами график отпусков (с разделением на части по желанию сотрудника) и приказ об отпуске сотрудника не может рассматриваться как согласие на разделение отпуска на части?
• Фирма с 2018 года переходит с общей системы налогообложения на УСН. В остатках по оборотно-сальдовой ведомости имеются материалы, оприходованные после ликвидации основных средств, исходя из рыночных цен. Нужно ли восстанавливать НДС от рыночной стоимости материалов, оприходованных по итогам инвентаризации?
• Организация занимается техническим обслуживанием автомобилей и применяет систему налогообложения УСН с объектом налогообложения \"доходы минус расходы\". Также есть договор комиссии, по которому организация отгружает материалы и осуществляет услуги по их установке. Сертификаты бессрочные, неименные, предполагают использование до полного погашения номинала (\"сгорание\" неиспользованных сумм не предусмотрено). Как в кассовых чеках следует отражать продажу собственных подарочных сертификатов на услуги, а также их отражение в бухгалтерском учете?